12- روش تجمع حدود املاکی که دارای سند مالکيت می باشند 

در مواردی که دو يا چند پلاک بر اثر ساختمان يا ديوارکشی بصورت واحد درآمده يا قطعاتی که وصل به هم باشند و يا مالک يا مالکان املاک مزبور سهام مشاعی برابر دفتر املاک داشته باشند با تسليم اسناد مالکيت خويش می توانند از اداره ثبت محل وقوع ملک تقاضای تجميع املاک خود را بنمايند که نحوه انجام آن به شرح زير است:

متقاضی بايستی تقاضای خود را همراه با اسناد مالکيت مربوط به ثبت محل تسليم دارد تقاضای متقاضی حسب دستور مسئول اداره پس از ثبت در دفتر انديکاتور برای ضميمه شدن به پرونده و اقدام لازم بترتيب به بايگانی و يکی از نمايندگان ثبت ارجاع می شود.
تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر انديکاتور جهت ضميمه شدن به پرونده به بايگانی ارسال و در آنجا پرونده مربوطه از رديف خود خارج و همراه با تقاضا جهت اقدام لازم نزد نماينده مربوطه ارسال می گردد.

نماينده ثبت پرونده ثبتی و اسناد مالکيت ابرازی متقاضی را از هر جهت بخصوص وثيقه و بازداشت بررسی و چنانچه اشکالی برای تجميع موجود نباشد نظر خود را طی گزارشی به مسئول اداره تسليم می دارد. مسئول اداره پرونده را بررسی ضمن اتخاذ تصميم روز معاينه محل را تعيين و به متقاضی اعلام سپس پرونده را جهت ضبط تا روز مقرر به بايگانی ارسال می دارد، در روز مراجعه متقاضی بايگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او نماينده و نقشه برداری را جهت عزيمت به محل و انجام تجميع تعيين می نمايد.

بديهی است چنانچه املاک مورد تجميع خارج از شعاع 30 کيلومتر باشد متقاضی موظف است فوق العاده نماينده و نقشه بردار را به شرحی که در مباحث قبل گفته شد به حساب سپرده ثبت نزد بانک ملی مربوط واريز نمايد.

سپس نماينده و نقشه بردار در معيت متقاضی به محل وقوع ملک عزيمت نموده و پس از استقرار در محل نماينده حدود املاک موردنظر را با اسناد مالکيت و مجاورين تطبيق و نقشه بردار حدود املاک مورد تجميع را برداشت سپس نماينده صورتجلسه تجميع را با توجه به نقشه ترسيمی نقشه بردار تنظيم و پس از امضاء خود و نقشه بردار به امضاء مالک يا مالکين مربوطه رسانيده و پيش نويس سند مالکيت جديد را تهيه و مراتب را طی گزارشی به مسئول اداره ارائه و وقت مراجعه بعدی را به متقاضی اعلام می دارد.

تذکر 1- در صورتجلسه تجميعی نماينده بايستی ابتدا حدود املاک مورد تجميع را بترتيب نوشته سپس حدود جديد و مساحت جديد ملک را در آن قيد نمايد.

مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماينده و بررسی صورتجلسه تجميعی و تطبيق حدود جديد با نقشه ترسيمی درصورتيکه اقدامات انجام شده را کافی تشخيص دهد ضمن امضاء پيش نويس سند مالکيت جديد دستور ابطال اسناد مالکيت اوليه و تنظيم سند مالکيت جديد را صادر می نمايد.
آنگاه پرونده برای گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی ارسال و متصدی مربوطه پس از بررسی گواهی لازم را انجام و پرونده را به دفتر املاک اعاده می دهد.

متصدی دفتر املاک ضمن ثبت حدود تجميعی در دفتر املاک و ابطال اسناد مالکيت اوليه سند مالکيت جديد را تحرير نموده و دفتر املاک و پرونده را جهت امضاء نزد مسئول اداره ارسال می دارد.
مسئول اداره پس از بررسی ثبت دفتر املاک و سند مالکيت تحرير شده را امضاء می نمايد آنگاه پرونده جهت ضبط تا مراجعه متقاضی به بايگانی ارسال می شود.

پس از مراجعه متقاضی بايگانی پرونده را جهت اخذ بهاء سند مالکيت به حسابداری ارسال می دارد.
متصدی حسابداری بهاء سند مالکيت را بطريقی که در مباحث قبل بدان اشاره رفت دريافت و پرونده را جهت تسليم سند به بايگانی می فرستد.

در بايگانی پرونده ابتداء نخ کشی و پلمپ و در دفتر تسليم اسناد ثبت و با احراز هويت متقاضی که معمولا با ملاحظه شناسنامه او تحقق می پذيرد در قبال اخذ رسيد در دفتر تسليم سند و پيش نويس به متقاضی تسليم می گردد. و پرونده در رديف مربوطه به خود ضبط می شود.

13 - روش افراز املاک

چنانچه دو يا چند نفر نسبت به ملکی بطور مشاع مالکيت داشته باشند هر يک از آنها می توانند نسبت به افراز سهمی خود از ساير مالکين ديگر اقدام نمايند اين عمل را در اصطلاح حقوقی و ثبتی افراز گويند. در افراز حتما بايد تعداد مالکين دو نفر يا بيشتر باشند يا به عبارت ديگر وجود حالت اشاعه در افراز ضروری است.

متقاضی يا متقاضيان بايستی تقاضای خود مبنی بر افراز را ضمن تعيين مشخصات کامل و آدرس ساير مالکين مشاعی ملک به ثبت محل وقوع ملک تسليم دارند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا را در دفتر انديکاتور صادر و آن را جهت ضميمه شدن به پرونده و رسيدگی بترتيب به بايگانی و يکی از نمايندگان ثبت ارجاع می نمايد.

تقاضای متقاضی پس از ثبت در دفتر انديکاتور به بايگانی ارسال و متصدی بايگانی پرونده مربوطه را از رديف خود خارج و همراه با تقاضا نزد نماينده تعيين شده ارسال می دارد.

نماينده ثبت پرونده و وضعيت ثبتی آن را بررسی و مراتب را طی گزارشی مبنی بر چگونگی جريان ثبتی پرونده و اينکه آيا نسبت به آن سند مالکيت صادر شده يا خير ضمن اظهارنظر صريح درخصوص امکان يا عدم امکان افراز به اطلاع مسئول اداره می رساند.

مسئول اداره پس از ملاحظه گزارش نماينده و بررسی پرونده تصميم لازم مبنی بر قبول يا رد درخواست افراز را اتخاذ و در صورت قبول درخواست افراز روز معاينه محل را نيز تعيين و به متقاضی اعلام و پرونده را جهت تهيه اخطار لازم و دعوت ازمالکين و شرکاء ملک به نقشه بردار ارجاع می نمايد.

تذکر 1- درصورتيکه تصميم مسئول اداره مبنی بر رد درخواست افراز اتخاذ شود مراتب بايستی به متقاضی يا متقاضيان ابلاغ گردد.

نقشه بردار روز معاينه محل را طی اخطاری به کليه مالکين مشاعی ابلاغ و از آنها دعوت می نمايد که در روز و ساعت تعيين شده در محل وقوع ملک حضور يابند و تاکيد می نمايد که عدم حضور ساير مالکين مانع از انجام عمليات افراز نخواهدبود.

اخطارهای تهيه شده پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آنها وسيله متصدی دفتر انديکاتور جهت ابلاغ به متقاضی و ساير مالکين مشاعی به مامور ابلاغ تسليم می گردد، بديهی است چنانچه محل وقوع ملک و اقامت مالکين مشاعی و شرکاء در حوزه استحفاظی ژاندارمری باشد اخطارهای دعوت بايستی از طريق ژاندارمری به آنها ابلاغ شود.

مامور ابلاغ يا پاسگاه ژاندارمری اخطارها را به موقع به مالکين مشاعی ابلاغ و ضمن گواهی به ثبت محل تحويل يا ارسال می دارند و مسئول اداره پس از ملاحظه آنها و حصول اطمينان از صحت ابلاغ دستور ضبط آنها را در پرونده تا روز معاينه محل صادر می نمايد.

در روز معاينه محل نماينده و نقشه بردار مربوطه به اتفاق متقاضی جهت انجام عمليات افراز به محل وقوع ملک عزيمت می نمايند.

تذکر 2- چنانچه محل وقوع ملک خارج از شع-اع 30 کيلومتر باشد و فوق العاده ماموريت و هزينه سفر به نماينده و نقشه بردار تعلق گيرد متقاضی مکلف است به شرحی که در مباحث قبل گفته شد آن را به حساب سپرده ثبت واريز نمايد.

پس از حضور در محل و معرفی ملک وسيله متقاضی نماينده حدود آن را با مجاورين و مندرجات پرونده ثبتی تطبيق و نقشه بردار نقشه قطعات مورد افراز را با توجه به ميزان مالکيت و تصرفات و رعايت حقوق مالکين برداشت و ترسيم نموده و قطعات مفروز را به نرخ منطقه ای ارزيابی سپس مراتب را طی گزارشی همراه با نقشه به مسئول اداره گزارش می نمايد.

درصورتيکه محل وقوع ملک داخل در محدوده خدمات شهری باشد نقشه افراز حسب دستور مسئول اداره عنداللزوم جهت تاييد و اظهارنظر به شهرداری و در صورتيکه خارج از محدوده خدمات شهری باشد به مراجع ذيربط ارسال می گردد و پرونده تا برگشت نقشه از شهرداری يا مراجع ديگر جهت ضبط به بايگانی ارسال می شود.

بعد از برگشت نقشه از مراجع ياد شده نماينده با توجه به نقشه ترسيمی و به نحوی که در تفکيک معمول است صورتجلسه افراز را تنظيم و هر يک از قطعات افراز شده را در سهم مالک مربوطه قرارداده و پس از امضاء خود و نقشه بردار در صورت امکان به امضاء متقاضی و ساير شرکاء رسانيده و جهت اتخاذ تصميم نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

در صورتجلسه افراز بايستی ابتدا حدود کل ملک و سپس حدود قطعات افراز شده بترتيب و با تعيين شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت نوشته شده و هر قطعه در سهم فرد موردنظر قرار داده شود. آنگاه مسئول اداره ضمن بررسی کامل و تطبيق حدود و مشخصات قطعات مفروز مندرج در صورتجلسه و نقش افراز و ساير مکاتبات انجام شده درصورتيکه اقدامات معموله را کافی تشخيص دهد تصميم خود مبنی بر افراز ملک را بنحويکه انجام شده ذيل صورتجلسه مرقوم می دارد.

سپس تصميم مسئول اداره همراه با يک نسخه فتوکپی از نقشه و صورتجلسه افراز طی اخطاری به کليه مالکين مشاعی ابلاغ می شود تا چنانچه به تصميم مذکور و نحوه افراز اعتراضی دارند مراتب را ظرف ده روز از تاريخ رويت اخطار کتبا به دادگاه صالحه محل وقوع ملک تسليم دارند.

اخطار مذکور پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور جهت ابلاغ به مالکين مشاعی به مامور ابلاغ يا حسب مورد ژاندارمری تسليم و ارسال و پرونده تا برگشت اخطارهای ابلاغ شده جهت ضبط به بايگانی اعاده می شود.

پس از بازگشت اخطارها و انقضاء زمان اعتراض متقاضی يا متقاضيان می توانند با ارائه گواهی لازم از مراجع قضائی صالحه مبنی بر عدم تقديم اعتراض در مهلت مقرر تقاضای صدور سند مالکيت سهمی خود بطور مفروز را از اداره ثبت بنمايند.

مسئول اداره دستور ثبت تقاضا در دفتر انديکاتور را صادر و آن را جهت ضميمه شدن به پرونده و اقدام بترتيب به بايگانی و يکی از نمايندگان ثبت ارجاع می نمايد.بايگانی پرونده مربوطه را ضميمه تقاضا نموده و جهت اقدام نزد نماينده ثبت ارسال می دارد.

سپس نماينده با توجه به صورتجلسه افراز پيش نويس سند مالکيت قطعه يا قطعات مفروز موردنظر را تهيه و پرونده را جهت گواهی عدم بازداشت به دفتر بازداشتی می فرستد. متصدی دفتر بازداشتی پس از گواهی عدم بازداشت آن را اعاده و سپس پرونده جهت وصول هزينه افراز و ساير حقوق دولتی متعلقه نسبت به سهم متقاضی يا متقاضيان و بهاء دفترچه سند مالکيت به حسابداری فرستاده می شود.

متصدی حسابداری هزينه افراز را با توجه به برگ ارزيابی تنظيم شده وسيله نقشه بردار و نيز ساير حقوق ثبتی متعلقه را محاسبه و بهاء دفترچه سند مالکيت را منظور و فيش لازم را صادر و جهت پرداخت به متقاضی تسليم می دارد.متقاضی پس از واريز وجوه مندرج در فيش نزد بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را جهت ضميمه شدن به پرونده به حسابداری اعاده می دهد.متصدی حسابداری پس از ضميمه نمودن قبض مربوطه و گواهی وصول حقوق دولتی و هزينه افراز پرونده را جهت اقدامات بعدی به دفتر املاک ارسال می دارد.متصدی دفتر املاک صورتجلسه افراز و پيش نويس سند مالکيت را ثبت دفتر املاک نموده و سند مالکيت اوليه متقاضی يا متقاضيان را ابطال و سند جديد را تحرير و مراتب ابطال اسناد مالکيت مشاعی را طی بخشنامه ای به دفاتر اسناد رسمی تابعه ابلاغ می نمايد.مسئول اداره پس از بررسی اقدامات انجام شده ثبت دفتر املاک و سند مالکيت تحرير شده و بخشنامه تنظيمی را امضاء می نمايد.

بخشنامه پس از درج شماره بر آن وسيله دفتر انديکاتور به دفاتر اسناد رسمی تابعه ارسال می گردد و پرونده جهت تسليم سند به متقاضی به بايگانی فرستاده می شود.
در بايگانی ابتدا سند نخ کشی و پلمپ سپس در دفتر تسليم اسناد ثبت آنگاه پس از احراز هويت متقاضی يا متقاضيان به نحوی که در مباحث قبل توضيح داده شد در قبال اخذ رسيد به آنان تسليم و پرونده در رديف خود ضبط می شود.تذکر 3- چنانچه متقاضی يا متقاضيان نتوانند آدرس محل سکونت ساير شرکاء را تعيين و اعلام نمايند ابلاغ هرگونه اخطار به آنها برابر مقررات آئين نامه اجرای اسناد رسمی لازم الاجراء و از طريق درج در روزنامه انجام پذير خواهدبود.

 14- روش تفکيک املاک 

اصطلاح تفکيک درحقوق جديد ايران پديد آمده و به مفهوم افراز و تقسيم نزديک است. لکن با آنها فرق دارد زيرا همانگونه که در مبحث قبل گفته شده در افراز بايد حالت اشاعه وجود داشته باشد ولی در تفکيک وجود حالت اشاعه ضرورت ندارد بعبارت ساده تر در افراز تعداد مالکين مشاعی بايد از 2 نفر بيشتر باشند ولی در تفکيک حتی يک نفر هم که مالک ششدانگ ملکی باشد می تواند آن را به قطعات متعددی که قانونا مقدور باشد تفکيک نمايد که روش انجام عمل تفکيک به شرح زير بيان می شود:

متقاضی بايد با مراجعه به دفترخانه اسناد رسمی و اخذ تقاضای تفکيک آن را به ضميمه نقشه تفکيک ملک که خودموظف به تهيه آن می باشدبه ثبت محل تسليم دارد.

تقاضا پس از ثبت در دفتر انديکاتور جهت ضميمه شدن به پرونده و اقدام لازم بترتيب به شعبه بايگانی و يکی از نمايندگان ارجاع می گردد.

نماينده پس از ملاحظه تقاضا و بررسی پرونده ثبتی نقشه ارائه شده وسيله متقاضی را طی نامه ای جهت تاييد و موافقت با تفکيک به شهرداری محل ارسال می دارد.

نامه تهيه شده پس از انقضاء مسئول اداره و درج شماره بر آن وسيله دفتر انديکاتور به ضميمه نقشه به شهرداری ارسال و پرونده تا وصول پاسخ شهرداری به بايگانی جهت ضبط اعاده می گردد.

تذکر 1- چنانچه ظرف دو ماه از تاريخ ارسال نقشه به شهرداری پاسخی از ناحيه آن مرجع واصل نشود حسب مراجعه و تقاضای متقاضی اداره ثبت می تواند راسا مبادرت به تفکيک نمايد.
پس از وصول پاسخ شهرداری منضم به نقشه تاييد شده و ثبت آن در دفتر انديکاتور حسب دستور مسئول اداره تاريخ مراجعه بعدی متقاضی برای عزيمت به محل و انجام عمليات تفکيک تعيين و به او ابلاغ و پرونده جهت ضبط تا روز مذکور به بايگانی ارسال می شود.

در روز مقرر و با مراجعه متقاضی بايگانی پرونده را نزد مسئول اداره ارسال و او نماينده و نقشه برداری را جهت عزيمت به محل و انجام عمل تفکيک تعيين می نمايد.

بديهی است چنانچه محل وقوع ملک خارج از شعاع 30 کيلومتر بوده و به نماينده و نقشه بردار فوق العاده ماموريت و هزينه سفر تعلق گيرد متقاضی موظف است آن را به شرحی که در مباحث قبل توضيح داده شد در حساب سپرده نزد بانک ملی واريز نمايد.

آنگاه نماينده و نقشه بردار در معيت متقاضی به محل وقوع ملک عزيمت و پس از استقرار در محل و معرفی ملک وسيله متقاضی نماينده حدود آن را با مجاورين و سوابق ثبتی تطبيق و درصورتيکه قطعات تفکيکی داخل در محدوده ملک باشند و اختلافی با مجاورين ملاحظه نگردد نقشه بردار نقشه تفکيکی را با توجه به نقشه تاييد شده شهرداری ترسيم و قطعات تفکيکی را به نرخ منطقه ای ارزيابی و نماينده صورتجلسه تفکيکی را تهيه مراتب را طی گزارشی به اطلاع مسئول اداره می رسانند.

در صورتجلسه تفکيکی ابتدا بايستی جريان ملک و سپس حدود و مشخصات کل ملک آنگاه حدود و مشخصات قطعات تفکيکی با تعيين شماره و با ذکر طول ابعاد و مساحت بترتيب نوشته شود و نماينده و نقشه بردار و متقاضی آن را امضاء نمايند.

مسئول اداره پس از بررسی صورتجلسه تفکيکی و تطبيق قطعات تفکيک شده با نقشه ترسيمی درصورتيکه اقدامات انجام شده را کافی تشخيص دهد صورتجلسه را جهت گواهی عدم بازداشت و اخذ هزينه تفکيک بترتيب به دفتر بازداشتی و حسابداری ارجاع می نمايد.

متصدی دفتر بازداشتی پس از انجام گواهی لازم مبنی بر عدم بازداشت پرونده را به حسابداری ارسال می دارد.
متصدی حسابداری هزينه تفکيک را برمبنای بهای مندرج در برگ ارزيابی تنظيم شده وسيله نقشه بردار محاسبه و قبض مربوطه را صادر و جهت واريز در بانک ملی به متقاضی تسليم می دارد.

متقاضی پس از واريز هزينه تفکيک در بانک ملی که حساب ثبت در آن مفتوح است نسخ لازم را به ثبت اعاده تا ضميمه پرونده شود.

متصدی حسابداری پس از ضميمه نمودن قبض مربوطه به واريز هزينه تفکيک به پرونده و گواهی وصول آن، آن را جهت اقدام بعدی نزد مسئول اداره ارسال می دارد.

مسئول اداره پس از کنترل و بررسی عمليات انجام شده صورتجلسه تفکيکی را امضاء و همراه با پرونده به دفتر انديکاتور می فرستد.

متصدی دفتر انديکاتور پس از درج شماره بر صورتجلسه آن را عطف به سابقه به دفترخانه درخواست کننده تفکيک ارسال و پرونده را جهت ضبط در رديف مربوطه به بايگانی اعاده می دهد.

15- روش ثبت خلاصه معاملات و فسخنامه های املاک ثبت شده در دفتر املاک 

املاک ثبت شده ای که در دفاتر اسناد رسمی مورد معامله قرار می گيرند يا اسنادی که مربوط به املاک مذکور بوده مورد رهن يا وثيقه قرار داشته با انقضاء مهلت و پرداخت بدهی فسخ می شوند خلاصه معامله آنها و يا فسخ نامه های تنظيمی مربوط به آنها بايستی وفق مقررات در دفاتر املاک ثبت شوند. بدين ترتيب که دفترخانه خلاصه معامله و فسخ نامه را به ضميمه لاشه سند به شعبه دفتر املاک ثبت محل وقوع ملک تسليم و رسيد دريافت می دارد. خلاصه معامله و فسخ نامه های واصله وسيله متصدی مربوطه بترتيب تاريخ در دفتر ثبت خلاصه معاملات ثبت آنگاه در قبال اخذ رسيد بين متصديان دفتر املاک توزيع و متصديان مذکور آنها را پس از بررسی در صفحات مربوطه در دفتر املاک ثبت می نمايند. سپس ذيل ثبت ها وسيله مسئول مربوطه امضاء و خلاصه معاملات ثبت شده جهت ضبط در پرونده های مربوطه در قبال اخذ رسيد به بايگانی تحويل می شود.

 16- روش وصول و ضبط خلاصه معاملات و فسخ نامه های املاک جاری

خلاصه معامله املاک جاری که در دفاتر اسناد رسمی مورد معامله قرار می گيرند و نيز فسخ نامه های مربوط به اسناد رهنی و وثيقه املاک مذکور بايستی به اداره ثبت محل وقوع ملک ارسال گردد.
بدين ترتيب که دفترخانه تنظيم کننده سند خلاصه معامله و يا فسخ نامه را با لاشه سند به دفتر اداره ثبت محل وقوع ملک تسليم و رسيد اخذ می دارد.

سپس مسئول اداره دستور ثبت آنها را در دفتر انديکاتور صادر و جهت پيوست شدن به پرونده های مربوطه به بايگانی ارجاع می نمايد. خلاصه معاملات و فسخ نامه ها پس از ثبت در دفتر انديکاتور به بايگانی ارسال می گردند.
متصدی بايگانی فسخ نامه ها را همراه با لاشه سند در پرونده های مربوطه ضبط ولی خلاصه معاملات را همراه با پرونده ثبتی آن جهت بررسی به حسابداری می فرستد. متصدی حسابداری با توجه به پاسخ استعلام مربوطه موجود در پرونده خلاصه معامله را از نظر وصول و ارسال بقايای ثبتی متعلقه کنترل و درصورتيکه اشکالی ملاحظه ننمايد مراتب را تاييد و پرونده را به بايگانی اعاده می دهد.

17- روش تهيه پاسخ استعلام املاک جاری 

دفاتر اسناد رسمی مکلف هستند هنگام انجام هرگونه معامله نسبت به املاک جاری قبلا جريان ثبتی آنها را از اداره ثبت محل وقوع ملک استعلام نمايند هم چنين پاره ای از دستگاههای اجرائی ذيربط و يا مراجع قضائی صالحه نيز در مواقع ضروری و لازم مجاز به استعلام جريان ثبتی املاک جاری هستند که روش تهيه پاسخ استعلام املاک جاری به شرح زير است.

استعلام پس از ارائه به ثبت حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر انديکاتور شده و برای ضميمه شدن به پرونده و همچنين اقدام لازم به ترتيب به بايگانی و يکی از نمايندگان ثبت ارجاع می گردد.

استعلام پس از ثبت در دفتر انديکاتور به بايگانی ارسال و پس از ضميمه شدن به پرونده جهت اقدام نزد نماينده مربوطه ارسال می شود. نماينده ثبت پرونده را بررسی و پاسخ لازم را به نحوی که بيانگر جريان کامل ملک بشرح پرونده ثبتی باشد تهيه می نمايد.

سپس متصدی دفتر بازداشتی آن را از نظر عدم بازداشت گواهی و چنانچه مرجع استعلام کننده دفترخانه اسناد رسمی باشد پرونده را برای تعيين ميزان بدهی ملک به حسابداری ارسال می دارد.

متصدی حسابداری پرونده را بررسی و با توجه به وجوهی که قبلا بابت بقايای ثبتی ملک وصول شده حقوق دولتی متعلقه را تعيين و در پاسخ استعلام قيد و مراتب را گواهی و سپس آن را برای امضاء نزد مسئول مربوطه می فرستد.
مسئول اداره يا صاحب امضاء مجاز از ناحيه او پس از بررسی پاسخ استعلام را امضاء می نمايد. پاسخ استعلام پس از درج شماره بر آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور به مرجع استعلام کننده ارسال و پرونده جهت ضبط در رديف خود به بايگانی ارسال می شود.

18- روش بازداشت املاک ثبت شده از مراجع صلاحيتدار 

املاک ثبت شده حسب تقاضای مراجع قضائی صالحه ازقبيل محاکم و دادسراهای عمومی انقلاب و شعب بازپرسی و اجرای ثبت و دادگستری قابل بازداشت می باشند که روش عملی آن بشرح زير است:

تقاضای بازداشت پس از ارائه به ثبت محل وقوع ملک حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر انديکاتور شده سپس برای ضميمه شدن به پرونده و اقدام بترتيب به بايگانی و دفتر بازداشتی و پاسخ استعلامات ارجاع می گردد.
متصدی دفتر تقاضای بازداشت را در دفتر انديکاتور ثبت و آن را به بايگانی ارسال و در آنجا پس از ضميمه شدن به پرونده به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات اعاده می گردد.

متصدی دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات با ملاحظه پرونده ثبتی و ثبت دفتر املاک پس از احراز مالکيت مالک پاسخ لازم را که معمولا بصورت فرم می باشد تهيه و مراتب بازداشت را در ثبت دفتر املاک مربوطه و پيش نويس سند مالکيت اخبار و قيد و پيش نويس را به مهر بازداشت شد ممهور و موضوع بازداشت را در سند مالکيت نيز در صورت ارائه ثبت نموده سپس مراتب را در رديف مربوطه به دفتر بازداشتی قيد و شماره رديف دفتر مذکور را در نامه بازداشتی درج می نمايد.

در اين نامه که عنوان مرجع درخواست کننده بازداشت تهيه می شود بايستی ضمن اشاره به شماره تقاضانامه بازداشت مشخصات کامل ملک و مالک و همچنين ميزان مبلغ يا موضوعی که ملک در ازاء آن بازداشت شده قيد گردد.
نامه پس از امضاء مسئول اداره و درج شماره آن وسيله متصدی دفتر انديکاتور همراه با اصل سند در صورت ارائه به مرجع تقاضاکننده اعاده و پرونده جهت ضبط در رديف خود به بايگانی برگشت می شود.

19- روش بازداشت املاک جاری (ثبت نشده) از مراجع صلاحيتدار 

املاک جاری به املاکی اطلاق می شود که ثبت دفتر املاک نشده اند يا بعبارت ديگر برای آنها سند مالکيت صادر نشده است اين قبيل املاک نيز حسب درخواست اجرای ثبت و يا مراجع صلاحيت دار ديگر که معمولا مراجع مختلف قضائی ازقبيل دادسراهای عمومی و انقلاب يا محاکم و بازپرسی ها هستند قابل بازداشت می باشند. پس از وصول دستور بازداشت که بايد حاوی مشخصات ملک اعم از شماره ملک و نام مالک بوده و ممهور به مهر مرجع تقاضاکننده باشد نامه را متصدی دفتر حسب دستور مسئول اداره ثبت دفتر انديکاتور می نمايد سپس آن را به بايگانی ارسال می دارد تا پرونده ثبتی مربوطه را ضميمه نمايند.

در بايگانی پرونده ثبتی مربوط از رديف خود استخراج و همراه با نامه برای اقدام به دفتر بازداشتی و پاسخ به استعلامات ارسال می گردد. در دفتر بازداشتی که در اغلب واحدهای ثبتی در شعبه دفتر املاک مستقر می باشد متصدی مربوطه بايستی پرونده را بررسی و چنانچه ملک در بازداشت مرجع ديگری نباشد و يا در رهن و وثيقه بانک يا شخص يا دستگاهی قرار نگرفته باشد و متعلق به فرد اعلام شده موردنظر باشد اقدام به تهيه نامه بازداشتی نمايد. در نامه مذکور که عنوان مرجع درخواست کننده تهيه می شود مشخصات کامل ملک اعم از شماره و محل وقوع آن و نيز نام مالک بايستی قيد شود و ملک در قبال موضوع يا مبلغی که مرجع درخواست کننده اعلام داشته بازداشت می شود و سپس مراتب بازداشت در دفتر بازداشتی که دفتری است قانونی و متحد الشکل بترتيب شماره رديف قيد و شماره دفتر مذکور در نامه بازداشتی مرقوم می گردد آنگاه دستور بازداشت در اظهارنامه قيد و اظهارنامه به مهر بازداشت شده ممهور می شود.

در صورتيکه ملک مورد معامله واقع شده باشد مهر بازداشت شده روی خلاصه معامله هم زده می شود. نامه پس از امضاء مسئول اداره از دفتر انديکاتور در مقابل همان شماره ای که تقاضا هنگام ورود ثبت شده خارج و به مرجع مربوطه ارسال می شود و پيش نويس آن در پرونده ضبط و پرونده جهت ضبط در رديف مربوطه به بايگانی ارسال می گردد.
بديهی است درصورتيکه اصل ملک قبلا در بازداشت مرجع ديگر يا در رهن و وثيقه قرار گرفته باشد بايستی قبل از مبادرت به بازداشت مراتب به مرجع تقاضاکننده اعلام گردد تا درصورتيکه با توجه به موارد اعلامی موافق با بازداشت ملک باشند پس از اخذ نطريه موافق مازاد اول ملک بشرح فوق بازداشت می گردد. قابل ذکر است که بازداشت املاک مشاع نيز به شرحی که توضيح داده شد بلااشکال است.

20- روش بازداشت سرقفلی و منافع ملک